Menulis Notulensi

Standar

Langsung saja, demi kepraktisan serta berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah, selama di hire menjadi notulen, seringkali saya terjebak membuat notulensi transkripsi, artinya menuliskan secara persis apa yang diucapkan oleh peserta pertemuan, jadilah catatan notulensinya memakan waktu yang agak lama, sekitar 1-2 hari baru bisa setor ke klien, dan notulensinya pun bukan notulensi yang sesungguhnya, karena memang sangat verbatim, jadilah transkripsi verbatim.

Kenapa baru sekarang cari Googling tentang notulensi? (entah kenapa bahasa Inggrisnya disebut dengan minutes of meeting), karena sekarang saya sangat merasakan efek dari notulensi, notulensi saya rasakan sangat berperan penting untuk mengeveluasi efektifitas dari sebuah pertemuan, dan karena sekarang saya memang lagi sepi order hiks, please hire me! I will do better! promise lah.

Baiklah inilah hasil pencarian saya di Google, dan yang paling menjawab kebutuhan saya dan tepatnya yang paling mudah saya cerna saya dapatkan di :

http://www.businesswritingblog.com/business_writing/2006/01/tips_for_writin.html

Okay, semuanya baik, maka dari itu saya terjemahkan saja (saya terjemah sendiri dan tidak pakai Google)
Untuk menghindari waktu yang sia-sia pada saat rapat/pertemuan, pastikan notulensi anda menjawab 10 (sepuluh) dari pertanyaan ini:

1. Kapan rapatnya? jam,tanggal, bulan, tahun
2. Siapa saja yang hadir?
3. Siapa saja yang tidak hadir? (cantumkan informasi kenapa mereka tidak hadir, jika diperlukan)
4. Topiknya apa saja?
5. Apa saja yang telah diputuskan?
6. Apa saja rencana tindak lanjut yang telah disetujui?
7. Siapa yang akan melaksanakan tindak lanjut tersebut, dan sampai kapan?
8. Apakah ada materi yang didistribusikan dalam rapat tersebut? Jika ada apakah ada kopiannya atau tautan yang tersedia?
9. Apakah ada sesuatu spesial yang terjadi selama rapat yang perlu diketahui oleh pembaca?
10. Apakah ada rapat lanjutan yang telah dijadwalkan? Jika ada, kapan? di mana? kenapa harus ada rapat tersebut?

Setiap notulensi (minutes of meeting, disingkat MoM atau minutes saja dalam bahasa Inggris) membutuhkan pointer atau heading, fungsinya agar pembaca dapat membaca informasi-informasi penting yang mereka butuhkan. Cetakan atau tempalatenya dalam bahasa Indonesia seperti ini.

Topik
Keputusan
Tindak Lanjut yang telah Disetujui
Penanggung Jawab
Tenggat
Rapat Berikutnya
Tanggal dan Waktu
Tempat
Agenda
Peserta Rapat:

Bahasa Inggrisnya:

Topics
Decisions
Actions Agreed Upon
Person responsible
Deadline
Next Meeting
Date and Time
Location
Agenda items
Attendee:

Tambahan: juga bermanfaat, terutama di rapat-rapat yang belum dikenal, alias orang-orang yang hadir sama sekali baru bagi anda, usahakan sebelum meeting untuk menyebarkan kertas kecil ke setiap peserta rapat, dan minta ke setiap peserta untuk mengisi nama mereka di catatan kecil tersebut.
Okay Good luck guys, happy note taking!

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s